Wirtschaftsprüferkonforme Inventur: Rechtssicherheit durch digitale Prozessführung

Präzision statt Papier: Digitale Transformation der Inventur

Um den strengen Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB) gerecht zu werden, setzt die COSYS Ident GmbH auf eine technologiegestützte Inventursteuerung. Das Kernstück bildet die mobile Inventur App in Kombination mit dem COSYS WebDesk. Während der Erfassung vor Ort werden alle Daten per Scan (Barcode oder RFID) digital erfasst und sofort mit einem Zeitstempel sowie einer User-ID versehen. Dieser Prozess eliminiert die typischen Fehlerquellen manueller Übertragungen und schafft die vom Gesetzgeber geforderte Nachvollziehbarkeit.

Revisionssicherheit durch intelligentes Historien Management

Ein kritischer Aspekt für Auditoren ist die Unveränderbarkeit der Daten. COSYS löst diese Herausforderung technisch durch ein tiefgreifendes Historien Management:

• Lückenlose Protokollierung: Jede Korrektur eines Zählwerts wird als neues Event gespeichert. Der ursprüngliche Wert bleibt für den Prüfer jederzeit sichtbar.
• Rollen und Rechtemanagement: Definierte Zugriffsebenen stellen sicher, dass nur autorisiertes Personal Buchungen finalisieren und validieren kann.
• Audit Ready Exporte: Der WebDesk ermöglicht den direkten Export prüfungsrelevanter Daten in Formaten wie PDF oder CSV, was die Prüfungsdauer signifikant verkürzt.

Das COSYS Full Service Modell: Hardware und Software aus einer Hand

Neben der Softwarearchitektur stellt COSYS im Rahmen seines Inventurservices vorkonfigurierte MDE Geräte leihweise zur Verfügung. Das Pool umfasst tausende Geräte führender Hersteller wie Zebra und Honeywell. Dies ermöglicht es Unternehmen, auch bei großen Artikelsortimenten und hohem Einsatz von Aushilfspersonal sofort einsatzbereit zu sein, ohne in eigene Hardware investieren zu müssen.

Wirtschaftlicher Nutzen und Compliance

Der Einsatz der COSYS Lösung transformiert die Inventur von einer fehleranfälligen Pflichtaufgabe in einen rechtssicheren, digitalen Prozess. Die technische Unterstützung der GoBD Konformität dient als Nachweis, der die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung gegenüber externen Auditoren zweifelsfrei belegt. Die Vorteile sind messbar: geringere Audit Kosten durch transparente Datenaufbereitung, höhere Datenqualität durch Echtzeit Validierung und ein investitionssicheres System, das mit den Anforderungen des Unternehmens wächst.

Fazit

Eine rechtssichere Inventur ist heute untrennbar mit einer professionellen IT Infrastruktur verbunden. COSYS liefert die notwendigen Werkzeuge, um Transparenz und Compliance im Lager zu vereinen und die Bestandsaufnahme effizient abzuschließen.

Kontaktieren Sie uns mit Ihren spezifischen Inventuranforderungen, damit wir Ihnen ein maßgeschneidertes Angebot erstellen können. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, unsere Inventur-Demo-App eigenständig zu testen; verfügbar für Android und iOS.