Einkauf prüft jeden Lieferanten – aber kaum einen Freelancer

Diese Lücke ist aus Einkaufssicht besonders relevant, weil Freelancer-Verträge häufig schneller und mit weniger internen Prüfschritten abgeschlossen werden als klassische Lieferantenverträge – gerade dann, wenn kurzfristig Kapazität für ein Projekt benötigt wird. Nach Erfahrung von Validato erhöht dieser Zeitdruck das Risiko, dass weder die Identität der beauftragten Person noch die angegebene Geschäftsadresse tatsächlich verifiziert werden, bevor ein Zugang zu internen Systemen eingerichtet wird. Ein häufiges Praxisproblem: Rechnungen und Kommunikation laufen über eine Adresse, die sich bei näherer Prüfung als Briefkastenadresse oder nicht mehr aktuell erweist.

Ein strukturierter Freelancer-Check schliesst diese Lücke, ohne den Beschaffungsprozess spürbar zu verlangsamen. Validato hat dafür ein Modul entwickelt, das Identitätsprüfung, Adressbestätigung und einen Abgleich mit internationalen Sanktions- und Risikolisten kombiniert – für 39 Euro pro geprüfter Person, buchbar ohne Rahmenvertrag oder Mindestabnahme. Für den Einkauf bedeutet das einen einmaligen, überschaubaren Prüfaufwand, der sich mit den bereits etablierten Lieferanten-Onboarding-Prozessen vergleichen lässt, ohne deren Komplexität zu übernehmen.

„Ein Lieferant wird geprüft, bevor eine Bestellung rausgeht – ein Freelancer bekommt oft am selben Tag einen Systemzugang, ohne dass jemand Identität oder Adresse verifiziert hat. Das ist kein bewusstes Risiko, sondern meist schlicht eine Lücke im Prozess, die sich mit vertretbarem Aufwand schliessen lässt“.

— Reto Marti, Managing Partner, Validato 

Aus Sicht von Validato rechnet sich diese Lücke betriebswirtschaftlich nicht: Die Kosten eines einzelnen Freelancer-Checks liegen deutlich unter dem Aufwand, der entsteht, wenn ein Projekt wegen eines nicht verifizierten Dienstleisters unterbrochen oder ein Sicherheitsvorfall nachträglich aufgeklärt werden muss.

Für Einkaufsabteilungen in der deutschen Industrie und IT-Branche empfiehlt Validato deshalb, den Freelancer-Check als festen Bestandteil des Onboarding-Prozesses zu verankern – vergleichbar mit der Lieferantenprüfung, aber auf die Beauftragung einzelner freiberuflicher Personen zugeschnitten. Der Check lässt sich pro Einzelfall buchen, ist innerhalb kurzer Zeit verfügbar und liefert ein dokumentiertes Ergebnis, das im Beschaffungsprozess ebenso hinterlegt werden kann wie ein Bonitätsnachweis bei einem klassischen Lieferanten.