Live-Archiv EMA von ARTEC IT Solutions archiviert jetzt auch Google Drive, Teams und SharePoint

Google Drive, Teams und SharePoint archivieren

Viele Unternehmen nutzen EMA bislang unter anderem für die Archivierung ihrer E-Mail-Kommunikation und Dokumente gemäß rechtlicher und regulatorischer Vorgaben. In einer sich laufend verändernden Arbeitswelt entstehen relevante Informationen heute aber nicht mehr nur auf dem Fileserver oder werden per E-Mail verschickt. Auch kollaborative Tools und Dienste spielen eine immer größere Rolle in der Zusammenarbeit. Mit AOS 7 trägt ARTEC IT Solutions dieser Entwicklung Rechnung. EMA unterstützt mit dem neuen Release ab sofort optional auch folgende Systeme als Archivierungsquellen:

– Google Drive
– Microsoft Teams
– SharePoint Online / OneDrive
– SharePoint On-Premises

Bei der Umsetzung dieser Anbindungen stand die Usability klar im Fokus. So wird bei der optionalen Archivierung von Microsoft Teams-Chatnachrichten, Anhängen und Bildern beispielweise auch im Archiv hinterlegt, wenn eine Nachricht bearbeitet wird. Chatverläufe sind wie gewohnt durchsuchbar und lassen sich direkt in EMA über die Dokumentenvorschau öffnen.

Bei der Archivierung von Google Workspace-Dokumenten erfolgt eine automatische Konvertierung nativer Google-Dateitypen wie Docs und Sheets in Standardformate, die auch andere Anwendungen problemlos öffnen können.EMA wird dadurch zum zentralen Archiv für kollaborative Arbeitsinhalte, unabhängig davon, in welchem System diese entstehen oder wo sie von wem bearbeitet werden.

Intelligentere Löschrichtlinien

Compliance-Vorschriften wie die DSGVO schreiben je nach Dokumenttyp, Quelle oder Inhalt oft sehr unterschiedliche Aufbewahrungsfristen vor. Manche Dokumente müssen sieben Jahre aufbewahrt werden, andere hingegen zehn. Wieder andere sollen schnellstmöglich gelöscht werden.Mit AOS 7.0 führt ARTEC IT Solutions in EMA einen flexiblen Ansatz ein, mit dem die automatische Löschung über gespeicherte Suchvorgaben gesteuert werden kann. Damit lassen sich verschiedene Löschrichtlinien auf Basis von Postfacharchiven, Attributen, Stichwörtern im Inhalt eines Dokuments oder jeder anderen erdenkbaren Filterkombination anlegen.

Unterstützung der OAuth2-Authentifizierung für moderne SSO-Szenarien

Das neue Release AOS 7 bringt auch im Bereich der Zugangssicherheit weitere Verbesserungen mit sich. Die Unterstützung des Standards OAuth2 (Open Authorization) bietet zusätzliche Optionen in SSO-Szenarien (Single Sign-on) sowie bei der Anbindung an Cloud-basierte Identity-Provider. Das vereinfacht die Benutzerverwaltung und reduziert die Notwendigkeit zur Eingabe zusätzlicher Zugangsdaten.

Modernisierte Benutzeroberfläche mit Tooltip-System

Mit AOS 7 präsentiert sich EMA durch eine stark überarbeitete Benutzeroberfläche in einem deutlich moderneren Look. Dabei lag der Fokus darauf, die Lösung noch benutzerfreundlicher und übersichtlicher zu machen. So lassen sich etwa durch ein neues Tooltip-System kontextbezogen direkt in der EMA-Oberfläche Erklärungen und weitere Informationen zu neuen Features anzeigen. Optimiert wurde auch die Darstellung der Konfigurationen. Die modernisierte Struktur sorgt für mehr Transparenz, ohne die Benutzeroberfläche verlassen zu müssen.

„Die rechtskonforme E-Mail-Archivierung ist für viele unserer Kunden ein zentraler Aspekt und wird dies auch zukünftig bleiben. Die Bedeutung weiterer Tools und verteilter Arbeitsumgebungen nimmt jedoch zu. Wir entwickeln EMA deshalb kontinuierlich weiter, so dass Unternehmen und Organisationen alle für sie relevanten Inhalte und Informationen damit erfassen, sicher und effizient nutzen und langfristig archivieren können“, erklärt Nils Artishdad, Geschäftsführer der ARTEC IT Solutions GmbH.

Als in vielen Organisationen täglich genutztes Tool deckt EMA sämtliche Prozesse entlang des Lebenszyklus von Unternehmensdaten verschiedenster Art ab: Von der zentralen Erfassung über die effiziente, kontrollierte Nutzung bis hin zur sicheren Speicherung und langfristigen, rechtssicheren Archivierung. Die komplett in Deutschland entwickelte Lösung bietet Kunden dabei die jederzeitige Hoheit über ihre Daten – sowohl On-Premises als auch in der Cloud mit sicherer Datenhaltung in zertifizierten deutschen Rechenzentren.

Verfügbarkeit:

AOS 7 wurde von ARTEC umfassend für den produktiven Einsatz in EMA getestet und wird kostenfrei als automatisches Update ausgerollt.

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