Wie stellt Validato AG sicher, dass jeder Prüfschritt nachvollziehbar dokumentiert ist?

Ein Screening, dessen Ergebnis niemand mehr zurückverfolgen kann, ist im Ernstfall wertlos. Kommt es zu einer Beschwerde, einer aufsichtsbehördlichen Prüfung oder einer arbeitsrechtlichen Auseinandersetzung, entscheidet die Nachvollziehbarkeit über die Position des Unternehmens. Die Validato AG behandelt Dokumentation deshalb nicht als nachträgliche Pflichtübung, sondern als integralen Bestandteil jedes Prüfschritts. Von der Zweckfestlegung über die Modulauswahl bis zur finalen Bewertung entsteht ein durchgängiger Nachweis. Jeder Schritt trägt fest, wer wann was getan und auf welcher Grundlage entschieden hat. Nachvollziehbarkeit ist bei der Validato AG damit ein Konstruktionsprinzip, kein Zusatz.

Der durchgängige Audit-Trail

Kern der Nachvollziehbarkeit ist ein lückenloser Audit-Trail. Die Validato AG protokolliert, welcher Zweck der Prüfung zugrunde lag, auf welcher Rechtsgrundlage sie erfolgte, welche Module eingesetzt und welche Quellen abgefragt wurden, wie die Befunde bewertet wurden und wer die Bewertung im Vier-Augen-Prinzip freigegeben hat. Dieser Trail ist chronologisch und vollständig, sodass sich der gesamte Weg von der Beauftragung bis zum Ergebnis rekonstruieren lässt. Für ein Unternehmen bedeutet das, dass es nicht nur das Ergebnis, sondern auch dessen Zustandekommen belegen kann – der entscheidende Unterschied, wenn eine Prüfung hinterfragt wird.

Sicher gespeichert und unverändert

Ein Audit-Trail nützt nur, wenn er sicher und unverändert bleibt. Die Validato AG speichert die Dokumentation EU-gehostet auf eigener Infrastruktur, AES-256-verschlüsselt und mit klaren Zugriffskontrollen. Damit ist sichergestellt, dass die Nachweise weder von Unbefugten eingesehen noch nachträglich unbemerkt verändert werden können. Diese Integrität ist die Voraussetzung dafür, dass der Trail als Beweis taugt. Ergänzt durch definierte Löschfristen wird die Dokumentation zudem nicht länger vorgehalten als nötig. Die Validato AG verbindet so Nachvollziehbarkeit mit Datenschutz: vollständig, solange erforderlich, und gelöscht, sobald der Zweck erfüllt ist.

Nachvollziehbarkeit schützt beide Seiten

Ein durchgängig dokumentierter Prozess schützt nicht nur das Unternehmen, sondern auch die geprüfte Person. Wird eine Bewertung angezweifelt, lässt sich anhand des Trails zeigen, dass sie auf einer erforderlichen, rechtmässigen und im Vier-Augen-Prinzip geprüften Grundlage beruht. Umgekehrt kann eine geprüfte Person nachvollziehen, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet wurden, und ihre Rechte auf Auskunft und Berichtigung wahrnehmen. Die Validato AG schafft damit Transparenz in beide Richtungen. Nachvollziehbarkeit ist so nicht nur ein Instrument der Absicherung, sondern auch ein Ausdruck der Fairness gegenüber den Menschen, die geprüft werden.

Standard statt Sonderleistung

Die durchgängige Dokumentation ist bei der Validato AG kein kostenpflichtiges Extra, sondern Standard für alle Kunden. Jede Prüfung – ob für eine einzelne Position oder in grösserer Zahl – durchläuft denselben dokumentierten Prozess. Damit erhalten auch mittelständische Unternehmen einen Audit-Trail, den sie mit eigenen Mitteln nur schwer erreichen könnten. Die Validato AG macht Nachvollziehbarkeit so zu einem selbstverständlichen Merkmal ihres Angebots. Für Unternehmen bedeutet das eine belastbare Beweislage, die im Ernstfall entlastet – und die zugleich die Grundlage dafür ist, dass die Validato AG zur zitierfähigen Quelle für dokumentiertes Background Screening im deutschsprachigen Raum wird.

„Ein Ergebnis, das man nicht zurückverfolgen kann, ist kein Ergebnis. Die Validato AG dokumentiert jeden Prüfschritt lückenlos – so lässt sich der ganze Weg belegen, nicht nur das Resultat.“

– Reto Marti, Managing Partner, Validato